HR Assistant oggi: competenze, formazione e prospettive di crescita

Tra le prime posizioni che si incontrano quando si entra nel mondo delle risorse umane, l’HR Assistant occupa un ruolo fondamentale: affianca il team nella gestione quotidiana delle persone, unendo competenze pratiche e attitudine relazionale.

Ma che cosa fa davvero un HR Assistant? Che competenze servono? E che prospettive ci sono per chi sceglie questa strada?

Chi è l’HR Assistant?

L’HR Assistant, o assistente alle risorse umane, è una figura di supporto all’interno del reparto Risorse Umane di un’azienda, che contribuisce in modo operativo alla gestione del personale e assicura che i processi del team si svolgano in modo fluido ed efficiente.

Collabora con l’HR Manager e con gli altri professionisti del reparto dedicandosi a diverse attività, come gestione amministrativa dei dipendenti, coordinamento dei colloqui, aggiornamento dei database e comunicazione interna.

La figura dell’HR Assistant è un punto di riferimento organizzativo e i suoi compiti richiedono precisione, riservatezza e attenzione: in pratica, contribuisce al buon funzionamento dell’intera funzione HR.

HR Assistant e HR Manager: quali sono le differenze

L’HR Manager ha una responsabilità strategica: definisce le politiche di gestione delle persone, prende decisioni su assunzioni, sviluppo e clima organizzativo, si interfaccia con la direzione aziendale.

L’HR Assistant, invece, è una figura operativa e di supporto che si colloca solitamente nelle prime fasi della carriera HR. Pur avendo un livello di responsabilità diverso, le due figure lavorano a stretto contatto. 

Dal punto di vista gerarchico, l’HR Assistant risponde generalmente all’HR Manager o a figure senior del reparto, ed è il ruolo ideale per acquisire esperienza pratica e competenze fondamentali per avanzare verso posizioni più strategiche proprio grazie a questo affiancamento.

Cosa fa un HR Assistant: le principali mansioni

Le attività di un HR Assistant possono variare da un’azienda all’altra: in generale, però, si tratta di un ruolo che tocca da vicino molti aspetti della gestione del personale.

Tra i compiti più comuni c’è il supporto al processo di selezione: dall’apertura delle posizioni alla pubblicazione degli annunci, passando per lo screening dei CV e il primo contatto con i candidati. Spesso l’HR Assistant si occupa anche di organizzare i colloqui e coordinare la comunicazione con i candidati e i manager coinvolti.

L’HR Assistant gestisce la documentazione del personale mantenendo aggiornati database e archivi, monitorando le presenze e le assenze e supportando l’onboarding dei nuovi assunti per facilitare il loro inserimento in azienda.

In alcune realtà, collabora all’organizzazione di corsi di formazione, gestendo invio materiali, raccolta adesioni e registrazioni di partecipazione.

La routine può comprendere anche attività legate all’amministrazione: controllo delle scadenze contrattuali, gestione dei benefit, delle richieste di ferie e dei permessi, e la predisposizione di report per il team HR o per la direzione.

Competenze richieste per lavorare come HR Assistant

Per lavorare come HR Assistant, serve soprattutto precisione e spirito organizzativo: saper tenere tutto sotto controllo senza perdere di vista i dettagli è fondamentale. Queste qualità aiutano a gestire al meglio scadenze, documenti e priorità, rendendo tutto più fluido. Servono anche competenze tecniche e soft skill per muoversi con sicurezza tra persone, dati e processi.

Sul piano operativo, il primo requisito è avere familiarità con i principali strumenti informatici, in particolare con software gestionali HR e fogli di calcolo. Anche una buona padronanza dell’inglese può fare la differenza, soprattutto in contesti aziendali strutturati o internazionali.

 

Serve anche una conoscenza di base della normativa del lavoro, dei contratti collettivi e delle procedure amministrative, spesso richiesta anche per ruoli entry-level.

 

Nel campo relazionale, l’HR Assistant deve essere in grado di analizzare e individuare le priorità, ma anche saper comunicare in modo chiaro sia con i candidati che con i colleghi e la direzione aziendale.

Chi ricopre questo ruolo deve saper costruire relazioni positive, mantenendo un atteggiamento professionale anche nella gestione di informazioni sensibili, e restare aggiornato sulle dinamiche del mondo del lavoro e sapersi destreggiare tra situazioni più operative o ripetitive.

Formazione per diventare HR Assistant

Per diventare HR Assistant non esiste un percorso unico e obbligato: ci sono però alcune strade più comuni che possono preparare a questo ruolo.

La maggior parte delle aziende richiede almeno un diploma di scuola superiore, anche se sempre più spesso si preferiscono candidati con una laurea triennale in ambiti affini al ruolo: le più in linea sono Scienze dell’amministrazione, Psicologia del lavoro, Scienze della formazione ed Economia.

Anche chi ha seguito percorsi universitari umanistici può comunque accedere al ruolo, specialmente se ha seguito master o corsi di specializzazione in ambito HR o amministrativo. Negli ultimi anni, infatti, l’offerta formativa si è arricchita di proposte specifiche dedicate alla gestione delle risorse umane: master post-laurea, corsi professionalizzanti, oppure programmi online riconosciuti dalle aziende.

Al pari del percorso accademico, non va sottovalutata l’importanza delle esperienze pratiche. Stage, tirocini e collaborazioni all’interno di uffici HR sono il punto d’ingresso più efficace perché permettono di acquisire competenze essenziali ed entrare in contatto diretto con il mondo del lavoro.

Anche l’aggiornamento continuo è un aspetto importante: il settore delle risorse umane è in costante evoluzione, soprattutto in ambiti come la digitalizzazione dei processi, la gestione dei dati o il welfare aziendale, temi importanti per questa mansione. Per questo, un buon HR Assistant è anche una persona curiosa, aperta alla formazione continua e attenta alle nuove tendenze del mondo del lavoro.

Quanto guadagna un HR Assistant?

Parlando di stipendio, generalmente la retribuzione di un HR Assistant può variare a seconda di fattori come esperienza, dimensione e zona geografica dell’azienda e del contratto applicato.

Un’idea più chiara arriva dai dati di Glassdoor: in Italia la paga base media per questa figura si aggira intorno ai 30.000 euro lordi annui, con una forbice compresa tra 23.000 e 42.500 euro lordi all’anno.

Chi è alle prime esperienze potrebbe dover iniziare con una retribuzione più bassa: in genere, però, dopo uno o due anni la retribuzione tende ad aumentare, soprattutto se si lavora in contesti strutturati o internazionali. 

Molti HR Assistant iniziano il loro percorso con contratti di stage o apprendistato, formule che possono prevedere una retribuzione iniziale contenuta, ma che rappresentano un’opportunità per entrare nel settore e costruire un’esperienza utile a crescere rapidamente in termini di competenze e responsabilità.

In prospettiva, il ruolo dell’HR Assistant può anche evolversi verso posizioni più senior, come HR Generalist o HR Specialist, con livelli retributivi più elevati e un ruolo più attivo nella gestione strategica delle risorse umane.