Dire addio (lavorativamente) o arrivederci a un dipendente può diventare una pratica aziendale che porta crescita e sviluppo. Ma l’offboarding – questo il termine che sintetizza nel migliore dei modi «l’uscita dall’azienda» – è in realtà poco conosciuto o praticato. In un articolo dell’Harvard Business Review vengono sottolineati i punti di forza e le opportunità da cogliere di questa strategia gestionale. 

L’obiettivo finale è fare in modo che gli ex lavoratori e tirocinanti di una società o di un’impresa ne diventino «ambasciatori» una volta che il rapporto di lavoro si interrompe: ma in generale una gestione organizzata di quella fase lavorativa permette di tutelare l’azienda sotto tanti punti di vista, da quello economico a quello legale, fino a quello lavorativo. «Nonostante l’elevato tasso di abbandono del mercato del lavoro odierno, molte aziende prestano scarsa attenzione all’offboarding dei dipendenti – sottolineano Alison M. Dachner e Erin E. Makarius, autrici della ricerca e professoresse universitarie – È un errore perché una parte sempre più vitale della gestione dei talenti è un’opportunità per creare valore a lungo termine».

Le ricercatrici chiariscono che pianificare con largo anticipo le «partenze» dei dipendenti ha un valore molto importante: poche persone rimangono in un’azienda per tutta la loro carriera ed è quindi importante avere conversazioni franche sui loro obiettivi e prospettive di avanzamento. Quando i dipendenti scelgono di andarsene o vengono licenziati, i manager dovrebbero riconoscere i loro contributi, fornire risorse per sostenerli durante la transizione e utilizzare i colloqui di uscita come opportunità di apprendimento reciproco. 

«Le aziende dovrebbero anche creare programmi formali per ex studenti – chiarisce l’articolo – per mantenere gli ex lavoratori collegati all’organizzazione. Insieme, queste pratiche di offboarding possono creare un quadro di ex dipendenti che diventano preziosi clienti, fornitori, dipendenti boomerang, mentori dei lavoratori attuali e ambasciatori dell’azienda».

L’assunto di partenza è che le organizzazioni impiegano molto tempo e risorse per assumere nuovo personale e trattenere i dipendenti, ma pochissimi sforzi vanno all’offboarding. Tra le iniziative che vengono solitamente ci sono solitamente un breve colloquio di uscita, oppure istruzioni per la consegna degli incarichi e una descrizione proforma dei benefici e delle risorse post-impiego, ma questo è tutto. «A volte incontrano manager impazienti o scortesi, oppure possono essere trattati come traditori dai loro ex capi e colleghi».

La mancanza di attenzione al processo di uscita è un errore. Anche prima che la pandemia causasse milioni di perdite di posti di lavoro, infatti, il mercato del lavoro era fluido: la durata media di un impiego negli Stati Uniti si è ridotta a circa 4,1 anni, secondo il Bureau of Labor Statistics, e il turnover dei dipendenti è in aumento. Ecco quindi che l’offboarding diventa non solo una parte sempre più necessaria della gestione dei talenti, ma anche un’opportunità per creare valore a lungo termine.

«Abbiamo intrapreso uno studio approfondito delle migliori pratiche di offboarding che facilitano le transizioni di successo – ricordano le due studiose autrici dell’articolo – Insieme alla nostra ricerca sul fatturato e sul flusso dei dipendenti, abbiamo esaminato più di 125 articoli accademici e professionisti pubblicati dal 1980 al 2020 incentrati sulle transizioni fuori da un’organizzazione. Abbiamo confrontato questo lavoro accademico con i siti web aziendali, articoli di giornali e riviste e interviste con professionisti delle risorse umane. Le raccomandazioni sull’offboarding che ne sono derivate si applicano ai dipendenti che lasciano un’azienda in regola, ovvero quelli che lasciano volontariamente o vengono licenziati. I nostri risultati principali indicano che le aziende esperte si preparano all’offboarding molto prima dell’uscita di un dipendente e si avvicinano a questo passaggio in modo strategico, basato sui dati e flessibile».

Un programma di offboarding attentamente progettato può aiutare a proteggere l’azienda da potenziali contenziosi, stabilendo linee guida e processi sistematici per la gestione delle uscite dei dipendenti. La conformità legale, tuttavia, è solo l’inizio. I programmi di offboarding devono essere integrati e allineati con le politiche aziendali di gestione delle risorse umane e dei talenti. I migliori sono anche condizionati dalla missione, dalla visione e dalla cultura di un’azienda: il modo in cui la direzione tratta i dipendenti in uscita, infatti, invia un messaggio chiaro sul fatto che l’organizzazione sia all’altezza dei suoi impegni e dei valori sposati. «Quando qualcuno esce dall’organizzazione, anche in circostanze difficili – afferma Mike Quinn, vicepresidente senior per l’integrazione dell’azienda chimica Synthomer – devi essere sicuro che il processo e l’esperienza riflettano la cultura generale dell’organizzazione».

Costruire un programma di offboarding ben gestito può avere un impatto considerevole sull’impressione che le persone hanno dell’impegno di un’azienda nei confronti dei propri dipendenti. Lo scienziato comportamentale e premio Nobel Daniel Kahneman ha documentato la regola del «picco e della fine», secondo la quale le persone giudicano un’esperienza in gran parte in base a come si sono sentite al suo apice – il suo punto più intenso – e alla sua fine, piuttosto che pensare alla somma totale dell’esperienza. Ciò significa che i dipendenti possono prestare maggiore attenzione a come le aziende gestiscono le uscite piuttosto che a come accolgono i nuovi assunti e il buon clima tra un dipendente in partenza e un datore di lavoro può essere immediatamente annullata da un offboarding mal gestito. «Quando le persone se ne vanno, parleranno dell’azienda e del modo in cui sono state trattate all’uscita», aggiunge Quinn.

Le aziende esemplari prestano continua attenzione all’offboarding piuttosto che affrontarlo come un evento singolare. I loro programmi vanno ben oltre un colloquio di uscita ben eseguito e il passaggio netto di lavoro e responsabilità. In effetti, le aziende dovrebbero iniziare i loro programmi di offboarding al momento dell’assunzione. I manager possono dire ai nuovi arrivati che sperano che tutto il personale rimanga fino al pensionamento ma, poiché ciò non è sempre realistico, esistono risorse per aiutare i dipendenti a costruire la loro carriera sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione.