Come scegliere un ATS: guida pratica per HR

Prima di trovare la giusta persona per una specifica posizione aperta, ogni azienda deve passare in rassegna decine di curriculum (86 di media, stando a uno studio condotto da Lever): è l’inevitabile e complesso processo del reclutamento, a cui si accompagna spesso il timore di perdere il talento giusto in un mare di candidature e che, dall’altra parte della barricata, dà l’impressione di una selezione interminabile.

È proprio per facilitare questa fase che sono sempre più diffusi e adottati gli Applicant Tracking Systems (ATS), ovvero software progettati per gestire, automatizzare e tracciare tutte le fasi del processo di recruiting: dalla pubblicazione dell’annuncio alla selezione finale del candidato. Ovviamente, non basta un’applicazione per eliminare ogni eventuale complicazione del reclutamento: il ruolo umano dell’esperto di risorse umane resta imprescindibile.

Molto più che un database

Gli ATS non sono semplici archivi di CV: piuttosto, svolgono la funzione di supervisori digitali dell’intero processo di recruiting. Dalla pubblicazione simultanea degli annunci su decine di portali e social network (il cosiddetto multiposting) fino alla firma del contratto, ogni fase è gestita, tracciata e ottimizzata. Molti software, poi, possiedono elementi di intelligenza artificiale e filtri avanzati in grado di effettuare uno screening preliminare dei profili, evidenziando quelli più in linea con la posizione ricercata e i KPI specificati. I tempi di assunzione (time-to-hire) vengono ridotti drasticamente e, nel contempo, la rosa di possibili candidati resta contenuta e più in linea con il profilo ricercato.

La valorizzazione dei CV

Una delle maggiori e più comprensibili preoccupazioni per un recruiter è farsi sfuggire un profilo di valore e perfettamente compatibile. L’utilità degli ATS sta nella creazione di una “talent pool“, cioè un archivio digitale di candidati altamente qualificati, facilmente consultabile per ricerche future. Anche a distanza di mesi, quindi, il sistema permette di trovare quella persona che potrebbe rivelarsi adatta a un nuovo ruolo che si è reso necessario. In questo modo il processo diventa più snello, rapido ed efficiente, soprattutto per quelle aziende con un’alta necessità di nuove assunzioni. I sistemi più moderni ed evoluti, infatti, vantano algoritmi di matching in grado di evidenziare i candidati più pertinenti, sulla base di competenze, parole chiave e requisiti specifici. Con pochi click, si ottiene una shortlist più precisa ed efficace.

Il recruiting come attività condivisa

Le piattaforme ATS si basano su un modello collaborativo: non è più la singola persona a dover affrontare l’intero processo, perché anche manager e responsabili di reparto possono visualizzare i profili, lasciare commenti, assegnare valutazioni e seguire l’intero iter. Le decisioni diventano così condivise, maggiormente oggettive e più rapide. Molti sistemi integrano anche videocolloqui, chatbot per soddisfare eventuali domande e test attitudinali e di conoscenza utili anche per la valutazione delle soft e hard skills. Non solo: un approccio di questo tipo risulta preferibile anche per la candidate experience. I talenti, infatti, diventano protagonisti di un processo maggiormente trasparente, che contribuisce a costruire un’immagine più professionale e seria dell’azienda. Tramite la piattaforma, poi, il candidato può conoscere in ogni momento lo stato della propria domanda

Come scegliere l’ATS: cosa valutare

Gli ATS sviluppati in Europa danno la garanzia di una piena conformità al GDPR approvato dall’Unione europea: offrono gestione del consenso, anonimizzazione dei dati, diritto all’oblio e tracciabilità delle azioni. Chiaramente, bisogna assicurarsi che la soluzione scelta sia adatta anche alla legislazione italiana.

Oltre alla conformità normativa, le aziende devono considerare, per l’adozione di un ATS, anche altri aspetti, a partire dalla struttura della propria organizzazione. Una PMI, infatti, potrebbe optare per strumenti agili e snelli, mentre una grande impresa per piattaforme più strutturate e capaci di gestire processi complessi. 

Allo stesso modo, se lo storico e le previsioni future puntano verso un alto volume di assunzioni, è necessario che il software scelto abbia funzionalità di automazione e analisi più potenti, al fine di rendere l’intero iter di selezione più rapido ed efficace. 

Inoltre, come sarebbe preferibile per ogni soluzione digitale introdotta nell’azienda, anche l’ATS deve essere in grado di dialogare con gli altri sistemi aziendali: l’integrazione – per esempio con i portali di recruiting, il CRM o i software di payroll – è un aspetto da non sottovalutare. Ecco perché, nel valutare il prezzo e le funzionalità di un pacchetto ATS, bisogna essere lungimiranti: non conta solo il costo iniziale, ma anche le potenzialità di crescita dell’intero sistema.